Eメール管理術をうまくまとめたプレゼンテーションをオープンソースのひとつslideshare.netで見つけた。Inboxは少し油断すると多数のメールでいっぱいになってしまう。これは精神衛生上良くないこときわまりない。David Allen がGet Thing Done (GTD)で言っているように、Productivityを上げるための時間管理術の基本は頭の中のRAMを最大限に空にしておくことである。人間の頭脳のRAMは有限 (finite) であり、また1日も24時間と有限である。小さなことでも気にしなければならないことを複数かかえていると、頭脳のRAMを占有してしまい、本業のクリエイティブな仕事のために使用できる精神のRAMをくわれてしまう。また、RAMに何かを抱えているといつまでも仕事が終わった気がしない。逆に頭のRAMを空にできれば仕事が終わった達成感を味わえ”ストレス・フリー”の精神状態を保つことができるというのがGTDの考え方。

そこでRAMを空にする”ストレス・フリー”の仕事術の基本を、Eメール管理術で学ぶことができる。




Merlin Mannのプレゼンテーション「Inbox Zero」によると、Eメール管理術のポイントは「アクション指向の”プロセス”」をすることでInboxを常に空にする（＝ストレス・フリー）こと。

Eメールを”プロセスする”とは単に”チェックする”ことより少しだけエネルギーを要するが、”レスポンスせよ”ほど高い要求でもない。”プロセスする”とはEメールを受け取ったら次の5つのどれかのアクションを起こすことである。

1) Delete
必要ないメールはすぐにDelete（削除）またはアーカイブする。

2) Delegate
自分に関係ないまたは、自分には時間的and/or能力的に対処できなければ、適切な人にまかせる(Delegate by Forward)。

3) Respond
すぐに返事できることで、かつ返事すべきであればRespondする。

4) Defer
すぐに（数分以内に）適切なアクションが思いつかなければ、別のBoxに移して後で考える。（このBoxにメールがたまる可能性があるが、Inboxを空にしてストレス・フリーの状態をつくり、Productivityを上げることがprimary goalであるので良しとする。）

5) Do
メールの内容によっては、すぐすべきことがあればすぐDoする。

日々「Inbox Zero」を目指しているが、時として（バケーションなどでメールの”プロセス”を怠ると何百というメールがたまることがある。全部”プロセス”すれば1日かかる。そんなときの最終手段は（ある本で読んだのだが）全部Deleteすること。本当に大事なメールなら返事がなければ相手は必ずもう一度連絡してくるはずである.....